Microsoft 365 ja Google Workspace ratkaisevat pitkälti samoja yrityksen arjen tarpeita: sähköposti, kalenterit, tiedostojen tallennus, videopalaverit ja yhdessä työskentely. Molemmilla voidaan rakentaa toimiva ja turvallinen työympäristö, joten kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta.

Useimmille yrityksille paras valinta riippuu siitä, millä laitteilla työntekijät työskentelevät, mitä ohjelmia he jo käyttävät ja kuinka paljon toimintatapoja halutaan muuttaa. Tässä vertailemme vaihtoehtoja käytännön näkökulmasta ilman turhaa teknistä jargonia.

Microsoft 365 vai Google Workspace Tampereella toimivalle yritykselle?

Tampereella ja muualla Pirkanmaalla toimivissa pk-yrityksissä lähtötilanteet vaihtelevat paljon. Yhdessä yrityksessä työntekijät käyttävät Outlookia, Wordia ja Exceliä päivittäin, kun taas toisessa lähes kaikki työ tehdään selaimessa ja tiedostoja jaetaan jo Google Drivessa.

Siksi järjestelmää ei kannata valita sen perusteella, kumpi on yleisesti parempi. Parempi kysymys on: kumpi sopii paremmin juuri oman yrityksen työskentelytapaan?

Jos nykyinen ympäristö toimii kohtuullisesti, vaihtaminen vain vaihtamisen vuoksi aiheuttaa helposti enemmän työtä kuin hyötyä. Sen sijaan vanha sähköpostipalvelin, sekava tiedostojen jakaminen tai puutteellinen käyttäjähallinta voivat olla hyviä syitä uudistaa kokonaisuutta.

Microsoft 365 sopii hyvin yritykselle, jossa Office on tärkeä osa työtä

Microsoft 365 on luonteva vaihtoehto erityisesti yrityksille, joissa Word, Excel, PowerPoint ja Outlook ovat jo päivittäisessä käytössä. Työntekijöiden ei tarvitse opetella kokonaan uutta tapaa työskennellä, vaan tuttuja ohjelmia voidaan käyttää osana yrityksen yhteistä pilviympäristöä.

Microsoftin ympäristössä sähköposti, kalenterit, Teams, OneDrive ja SharePoint voidaan rakentaa osaksi samaa kokonaisuutta. Tämä helpottaa esimerkiksi uusien työntekijöiden käyttöönottoa ja käyttöoikeuksien hallintaa.

Microsoft 365 on usein hyvä valinta myös silloin, kun yrityksessä käytetään paljon Windows-tietokoneita. Se ei kuitenkaan tarkoita, että yrityksen kaikkien laitteiden pitäisi olla Windows-koneita. Palveluita voidaan käyttää myös Macilla, puhelimilla ja tableteilla.

Kentältä havaittua: moni yritys maksaa Microsoft 365 -lisensseistä enemmän kuin oikeasti tarvitsee.

Ratkaisu

Lisenssit kannattaa valita käyttäjän todellisen tarpeen mukaan. Kaikille työntekijöille ei välttämättä tarvita samoja ominaisuuksia. Kun käyttäjät ja heidän työtehtävänsä käydään läpi ennen tilaamista, kuukausittaisissa kustannuksissa voidaan säästää ilman, että työnteko vaikeutuu.

Google Workspace on vahva vaihtoehto selainpohjaiseen työskentelyyn

Google Workspace sopii erityisen hyvin yrityksille, joissa työ tehdään pääasiassa selaimessa ja yhteistyö dokumenttien parissa on keskeistä. Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Meet ja Calendar muodostavat yksinkertaisen kokonaisuuden, jota on helppo käyttää eri laitteilla.

Google Workspace voi olla hyvä ratkaisu esimerkiksi yritykselle, jossa työntekijät liikkuvat paljon, käyttävät useita erilaisia laitteita tai haluavat pitää työympäristön mahdollisimman selainpohjaisena.

Google Docsissa ja Sheetsissä useampi henkilö voi työskennellä saman tiedoston parissa yhtä aikaa ilman, että sähköpostissa pyörii useita eri versioita samasta dokumentista. Tämä voi yksinkertaistaa työskentelyä huomattavasti.

Kumpi on helpompi käyttää?

Helppous riippuu ennen kaikkea siitä, mihin käyttäjät ovat tottuneet.

Jos työntekijä on käyttänyt Outlookia ja Office-ohjelmia vuosia, Microsoft 365 tuntuu yleensä luonnolliselta. Jos taas yritys on jo pitkään käyttänyt Gmailia ja Google Drivea, siirtyminen Microsoftin ympäristöön voi tuntua turhalta muutokselta.

Järjestelmän vaihtaminen vaikuttaa aina myös ihmisiin. Uusi käyttöliittymä, erilainen tiedostojen tallennustapa tai uusi kalenteri voivat tuntua pieniltä asioilta, mutta kymmenen tai kahdenkymmenen työntekijän yrityksessä niihin kuluva aika alkaa nopeasti näkyä.

Siksi käyttöönotossa kannattaa huomioida tekniikan lisäksi myös henkilöstön nykyiset toimintatavat.

Entä tietoturva?

Sekä Microsoft 365 että Google Workspace tarjoavat yrityskäyttöön hyvät lähtökohdat tietoturvalle. Pelkkä palvelun käyttöönotto ei kuitenkaan tee ympäristöstä automaattisesti turvallista.

Monivaiheinen tunnistautuminen kannattaa ottaa käyttöön kaikille käyttäjille. Lisäksi on hyvä tarkistaa, kenellä on pääsy yrityksen tietoihin, miten vanhojen työntekijöiden tunnukset poistetaan ja miten tiedostoja voidaan jakaa yrityksen ulkopuolelle.

Yllättävän moni tietoturvaongelma ei johdu itse Microsoftista tai Googlesta, vaan siitä, että ympäristö on jäänyt vuosien aikana ilman kunnollista ylläpitoa.

Kentältä havaittua: pilvipalvelu voi olla teknisesti kunnossa, vaikka käyttäjätunnusten ja oikeuksien hallinta olisi vuosien aikana muuttunut sekavaksi.

Ratkaisu

Käyttäjät, käyttöoikeudet ja tietoturva-asetukset kannattaa tarkistaa säännöllisesti. Samalla voidaan poistaa tarpeettomat tunnukset ja lisenssit sekä varmistaa, ettei vanhoilla käyttäjillä tai ulkopuolisilla ole enää pääsyä yrityksen tietoihin.

Voiko Microsoft 365:n ja Google Workspacen välillä vaihtaa?

Voi. Yrityksen sähköpostit, kalenterit ja tiedostot voidaan siirtää järjestelmästä toiseen, mutta siirto kannattaa suunnitella huolellisesti.

Hyvä migraatio tehdään niin, että työntekijöiden työ häiriintyy mahdollisimman vähän. Ensin kartoitetaan nykyiset käyttäjät, sähköpostit, tiedostot ja palvelut. Sen jälkeen päätetään, mitä siirretään ja missä järjestyksessä.

Kaikkea vanhaa ei myöskään tarvitse välttämättä siirtää. Vuosien aikana kertyneestä tiedostomassasta löytyy usein materiaalia, jota kukaan ei enää tarvitse. Järjestelmän vaihto voi olla samalla hyvä hetki siivota ympäristöä.

Älä valitse järjestelmää pelkän hinnan perusteella

Lisenssin kuukausihinta on helppo vertailla, mutta se on vain osa kokonaiskustannusta. Jos halvempi ratkaisu aiheuttaa työntekijöille jatkuvasti ylimääräistä työtä, todellinen kustannus voi olla paljon suurempi kuin muutaman euron ero käyttäjäkohtaisessa lisenssissä.

Toisaalta yrityksen ei kannata myöskään maksaa ominaisuuksista, joita kukaan ei käytä. Pienelle yritykselle yksinkertainen kokonaisuus voi olla paljon järkevämpi kuin laaja ympäristö, jonka ominaisuuksista suurin osa jää hyödyntämättä.

Hyvä ratkaisu on sellainen, joka sopii sekä yrityksen nykyiseen työskentelyyn että sen lähivuosien tarpeisiin.

Microsoft 365 vai Google Workspace – kumpi siis kannattaa valita?

Jos yrityksessä käytetään paljon Outlookia, Wordia, Exceliä ja muita Microsoftin ohjelmia, Microsoft 365 on usein luontevin vaihtoehto.

Jos työ tehdään pääasiassa selaimessa, yhteistyö dokumenttien parissa on keskeistä ja Google-palvelut ovat jo tuttuja, Google Workspace voi olla erittäin toimiva ratkaisu.

Ratkaisua ei silti tarvitse tehdä pelkän tuotemerkin perusteella. Kannattaa ensin selvittää, mitä yritys oikeasti tarvitsee: miten sähköpostia käytetään, missä tiedostot sijaitsevat, millä laitteilla työskennellään ja miten käyttäjiä hallitaan.

Apua Microsoft 365:n ja Google Workspacen valintaan Tampereella

LiteIT auttaa yrityksiä Tampereella, Nokialla, Ylöjärvellä, Pirkkalassa, Kangasalla, Lempäälässä ja muualla Pirkanmaalla Microsoft 365- ja Google Workspace -ympäristöjen suunnittelussa, käyttöönotossa, migraatioissa ja ylläpidossa. Etäyhteyksin palvelemme yrityksiä myös kaikkialla Suomessa.

Tavoitteena ei ole myydä mahdollisimman laajaa kokonaisuutta, vaan löytää yritykselle sopiva ja kustannustehokas ratkaisu. Jos mietit Microsoft 365:n ja Google Workspacen välillä tai nykyinen ympäristö kaipaa selkeyttämistä, LiteIT auttaa kartoittamaan vaihtoehdot ja rakentamaan toimivan kokonaisuuden.